海運(yùn)貨運(yùn)代理的一般操作流程如下，分為預(yù)訂、倉儲(chǔ)、拖車、報(bào)關(guān)、文件確認(rèn)、費(fèi)用等步驟。具體內(nèi)容如下，一起學(xué)習(xí)。

　　一：訂艙

　　1:客戶向貨運(yùn)代理預(yù)訂(預(yù)訂必須顯示:托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或航運(yùn)日期、出發(fā)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨物名稱、機(jī)柜類型、機(jī)柜數(shù)量、運(yùn)費(fèi)條款、托運(yùn)人簽字蓋章)

　　2：收到訂單后，客服人員需要確認(rèn)訂單。

　　FOB/EXW/FCA：與國外確認(rèn)。

　　預(yù)付貨:Sales(預(yù)付貨)與客戶核對(duì)運(yùn)價(jià)，Sales在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后根據(jù)自編的S/O號(hào)向相應(yīng)的船公司訂艙。

　　1:客戶服務(wù)人員與船公司確認(rèn)艙位。預(yù)訂完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將信息輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)。

　　2:制作相應(yīng)的操作通知，注明與預(yù)訂信息一致的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排貨物和文件的交付。

　　進(jìn)倉：進(jìn)倉通知單。

　　拖卡：拖卡裝箱通知。

　　自拉自報(bào)：自拉自報(bào)協(xié)議。

　　*EXW/FCA：客人提供提貨通知，貨代安排車隊(duì)提貨。

　　二：進(jìn)倉，拖車，自拉自報(bào)，報(bào)關(guān)。

　　1:客戶行為。

　?、龠M(jìn)倉：

　　客戶收到進(jìn)倉通知后，確認(rèn)內(nèi)部信息正確后，應(yīng)根據(jù)進(jìn)倉單上的時(shí)間地址準(zhǔn)時(shí)進(jìn)入倉庫。報(bào)關(guān)材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送至貨代，以便貨代安排報(bào)關(guān)。

　?、谕峡ǎ?/P>

　　如果客戶需要貨運(yùn)代理安排拖卡報(bào)關(guān)，需要在收到貨運(yùn)代理提供的拖卡裝箱通知后進(jìn)行確認(rèn)。如果確認(rèn)無誤，需要將拖卡的相關(guān)信息(拖卡時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù))正確補(bǔ)充到通知中，并返回給貨運(yùn)代理。同時(shí)，應(yīng)在貨運(yùn)代理規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將報(bào)關(guān)材料準(zhǔn)備到位。

　?、圩岳詧?bào)：

　　如果客戶需要自拉自報(bào)，請(qǐng)?jiān)诖_認(rèn)貨運(yùn)代理提供的自拉自報(bào)協(xié)議上的相關(guān)預(yù)訂和費(fèi)用信息后，掃描自拉自報(bào)協(xié)議的簽名并加蓋公章，然后在收到貨運(yùn)代理關(guān)于船運(yùn)公司釋放艙的通知后，在收到貨運(yùn)代理的裝箱單后，用自拉自報(bào)協(xié)議原件簽字蓋章，并在船運(yùn)公司規(guī)定的截單時(shí)間內(nèi)將箱封等信息告知貨運(yùn)代理。此外，客戶還應(yīng)安排其他貨運(yùn)代理或報(bào)關(guān)銀行辦理報(bào)關(guān)。

　　2:貨代操作。

　　①進(jìn)倉：

　　當(dāng)客戶的貨單到達(dá)時(shí)，安排發(fā)貨：對(duì)于整個(gè)集裝箱貨物，通知倉庫提箱包裝，安排進(jìn)港，接收倉庫提供的箱封號(hào)，并截取訂單;對(duì)于LCL貨物，將其轉(zhuǎn)交給客戶服務(wù)部確認(rèn)LCL信息(順序、箱型、是否安排包裝等)，通知倉庫提箱包裝進(jìn)港，并接收倉庫提供的箱封號(hào)，以便截取訂單。報(bào)關(guān)資料應(yīng)當(dāng)移交報(bào)關(guān)行審核，并通知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。

　　*貨代確認(rèn)客戶到貨說明：

　　(1)貨物進(jìn)倉：

　　已入倉：

　　確認(rèn)貨物是否與客人的預(yù)訂數(shù)據(jù)一致，并與倉庫確認(rèn)貨物是否損壞、變形和油污。如果有損壞，請(qǐng)與客戶確認(rèn)。如果確認(rèn)可以裝運(yùn)，客戶應(yīng)提供相應(yīng)的保函;如果無法裝運(yùn)，請(qǐng)與客戶合作返工(原則上，F(xiàn)OB需要與國外確認(rèn)是否可以裝運(yùn)，預(yù)付款需要與客戶確認(rèn))

　　未入倉：

　　需要立即與客戶確認(rèn)是否發(fā)貨。如果還需要發(fā)貨，需要通知客戶最遲結(jié)束發(fā)貨時(shí)間。同時(shí)通知客服確認(rèn)是否等待客戶的貨物。

　　(2)接收?qǐng)?bào)關(guān)資料：

　　已接收：

　　做好登記、整理、歸檔工作，與客戶預(yù)訂信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)驗(yàn)證，并檢查數(shù)據(jù)是否完整。提前移交報(bào)關(guān)單(特別是需要進(jìn)行商業(yè)檢查的清單，應(yīng)提前提交報(bào)關(guān)單)

　　未接收：

　　需要立即與客戶確認(rèn)文件發(fā)送到位的時(shí)間，并確認(rèn)是否存在商檢等特殊情況。如果無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送，客戶應(yīng)向我公司提供正確完整的掃描件，原件必須在報(bào)關(guān)日前發(fā)送至報(bào)關(guān)行。

　?、谕峡ǎ?/P>

　　在收到客戶返回的拖卡包裝通知后，根據(jù)客戶提供的信息和安排的進(jìn)貨時(shí)間，通知合作團(tuán)隊(duì)安排行李箱、拖卡包裝、進(jìn)入港口等操作。在團(tuán)隊(duì)安排后，通知客戶拖卡團(tuán)隊(duì)信息，以便客戶檢查。在團(tuán)隊(duì)提到盒子后，貨運(yùn)代理根據(jù)團(tuán)隊(duì)提供的盒子密封和其他信息切斷訂單。

　　報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行審核單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。

　?、圩岳詧?bào)：

　　貨運(yùn)代理只需根據(jù)客戶提供的艙單信息截取訂單，在船公司規(guī)定的截取期限內(nèi)向船公司發(fā)送完整正確的艙單，并確保船公司已收到。

　　報(bào)關(guān)由客戶自行安排。

　　三：?jiǎn)巫C確認(rèn)→費(fèi)用→簽單→歸檔。

　　1：文件確認(rèn)：

　　客戶到達(dá)并有初步交貨信息后，貨運(yùn)代理文件應(yīng)根據(jù)客戶提供的訂單輸入提單的相關(guān)信息，并及時(shí)發(fā)送給客戶確認(rèn)，直至確認(rèn)完成。

　　注意：簽單后客戶要求修改提單，貨代要根據(jù)情況加收費(fèi)用。

　　2：費(fèi)用：

　　貨運(yùn)確認(rèn)后，貨運(yùn)代理需要生產(chǎn)成本，發(fā)送給客戶確認(rèn)開票事宜。客戶確認(rèn)后，貨運(yùn)代理開具發(fā)票并發(fā)送給客戶支付賬單。特殊費(fèi)用應(yīng)與客服/Sales確認(rèn)。

　　3：簽單

　?、儇洿釂危?/P>

　　貨運(yùn)代理在與船舶公司確認(rèn)離境信息后，應(yīng)簽署確認(rèn)的提單，并在客戶服務(wù)確認(rèn)并簽字后提交財(cái)務(wù)保管。在確認(rèn)收到客戶付款后，財(cái)務(wù)部門將提單蓋章，并將提單退還給客戶或幫助客戶安排電源。

　　注意：客戶要求電放的提單需要收到客戶提供的電放保函原件，電放費(fèi)和提單原件后才能安排電放。

　　②海運(yùn)提單：

　　海運(yùn)提單由船公司簽署。貨運(yùn)代理收到船公司的海運(yùn)提單后，需要保留一份正本和一份副本進(jìn)行歸檔，其余兩份正本和兩份需要寄到國外代理;對(duì)于電放提單，需要向船公司出具電放保函，以便船公司安排電放給貨運(yùn)代理;Seawaybill，只需將seawaybill與貨運(yùn)代理提單一起歸檔，交給客服進(jìn)行下一步操作。

　　4：歸檔

　　客服收到船公司的海單文件后，整理與該票單相關(guān)的海運(yùn)費(fèi)用，整合貨代提單信息，掃描存檔，掃描件發(fā)送到國外。此外，需要關(guān)閉和歸檔票單。

　　四：其他

　　1：如果貨運(yùn)代理安排拖車/貨運(yùn)代理倉庫，貨運(yùn)代理安排報(bào)關(guān)貨物，貨運(yùn)代理操作應(yīng)在船運(yùn)公司免費(fèi)箱期內(nèi)安排拖車柜，并在免堆期內(nèi)安排進(jìn)港，避免額外費(fèi)用。如果有額外費(fèi)用，如過度堆放費(fèi)、換貨費(fèi)、逾期柜租金等，應(yīng)立即通知客戶，要求客戶書面確認(rèn)并登記。

　　2：客戶因各種原因取消預(yù)訂，需要書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有費(fèi)用已結(jié)清的情況下，可以在電腦中刪除信息。

　　提單準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：

　?、偬釂蔚膬?nèi)容應(yīng)該是完整的，準(zhǔn)確的，必要的信息不應(yīng)該留空，包括：SHIPER、CONIGE、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CARI、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、CNO、DENO、DEI、DERIIVII、DERIV、DERIV、DEIIA、DERIA、DERIAGAGAGAGAGNET等。

　　②提單表面應(yīng)清潔，避免過度涂改。提單最多不得超過3個(gè)更正章。一些重要項(xiàng)目，如羊毛數(shù)據(jù)、產(chǎn)品名稱、船名/航次、箱封號(hào)等。不能更改。記住報(bào)關(guān)單、提單、艙單、羊毛數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)。

　?、劭蛻粢蟪龃C。船舶證書的內(nèi)容(如船級(jí)社、船齡要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實(shí)確認(rèn)。

　?、茉瓌t上不能同意客戶倒簽提單的要求。

　　⑤海運(yùn)提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶的海運(yùn)提單，貨代提供給客戶的提單(除非客戶要求直接訂單)。

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